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パソコン作業での無駄な時間、後戻り、リスクを少なくする使い方

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こんにちは! 健史(たけふみ)です。

私は仕事で、そして自宅でもブログを書いたりメールや情報検索で、多くの時間パソコンを使っています。

朝から晩までパソコンを使っていると、ミスによる後戻りや無駄だと思うことが多々あります。

この記事では、ミスや無駄などを無くすために改善・工夫していることを紹介します。

なかには「それ、やってる!」ということもあるかも知れません。

それでも一度目を通して頂き、参考になることがあれば、加えて頂ければと思います。

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ファイルやフォルダの削除は一旦ごみ箱へ

基本的にファイルやフォルダを削除する場合は、一旦「ごみ箱」に入れることを習慣にしています。

そして、しばらくしてごみ箱から削除、一括で削除します。

時間をかけて作ったファイル、削除してしまった後に必要となった場合は大変です。

思い出したくないのですが、何度か痛い目に合っています。

以下、ここではファイルやフォルダをデータと表現します。

パソコン内にあるデータの削除

デスクトップやマイドキュメント、Cドライブ、Dドライブなどパソコン内のデータは、削除[Delete]キーでごみ箱に入れるのです。

ここでのパソコン内のデータとは、[Delete]キーで、ごみ箱に移動されるデータのことです。

パソコン内外のデータは、[Shift]+[Delete]キーで削除すると、ごみ箱に入らず削除され復活できなくなります。

ただし、大きいデータの場合で、削除しても問題のないものは除きます。

たとえばインストールや更新プログラム、プリンタドライバなどです。

パソコン外にあるデータの削除

USB接続したメモリやディスク、ネットワーク上などパソコン外のデータは、一旦デスクトップなどパソコン内に移動し、そこから削除[Delete]キーでごみ箱に入れるのです。

USBメモリやサーバなどネットワーク上にあるデータは、削除[Delete]キーでは、ごみ箱に入らずに削除されて復活できなくなります。

NASであるIODATA社のLANDISKなどは、ごみ箱機能があり、NAS上のごみ箱に入る設定ができますが。

そういったものを除き、USBメモリやネットワーク上のデータをパソコンから削除すると消えます。

Windowsサーバをファイルサーバとしている場合は、世代管理がされていれば[右クリック]-[プロパティ]-[以前のバージョン]から確認し復元できます。

わからなければサーバ管理者に「世代管理をどうしているのか」確認するのが確実です。

私は、世代管理していても、上記方法でごみ箱に入れます。

自分でごみ箱フォルダを作り管理

パソコン内でもネットワーク上などパソコン外でもやっているのが、[ごみ箱]という名称でフォルダを作成しておき、一旦そこに移動することです。

[OLD]という名称でフォルダを作った場合、[OLD]は履歴管理として保管しておくという目的から作ることが多く、使わないことが分かっていても削除しにくくなります。

不要で削除することを目的にするのなら、[ごみ箱]という名称にした方が適切です。

ただし、前提条件として「要らないと判断したデータのみを入れる」といった決めごとが必要です。

ファイルは、こまめに保存する

パソコンのハードウエア故障、ソフトウエアの障害により、作業途中のファイルがいつ壊れるか分かりません。

ですので、こまめに保存しています。

保存は、マウスを使いません。

キーボードから[Alt]+[F]+[S]を入力します。

Windowsファイルの殆どがこれで保存できます。

ExcelやWordであれば[Ctrl]+[S]でも保存できます。

これだったら、0.5秒~1秒で保存できます。

キーボード操作だけで保存できるのですから、慣れれば手元を見ずに操作できます。

ExcelやWordで自動保存の機能があるそうですが、自分の意図しないところでセーブされては困る場合もあります。

検索で見つけたサイトは「お気に入り」に一旦入れる

インターネットで情報検索している時に少しでも参考になる良いと思うページを見つけたら、すぐにインネットエクスプローラのお気に入りに追加しておくことです。

操作はキーボードから[Alt]+[A]、[Enter]を2回を入力します。

次から次へ検索していると、後になって「あのページをもう一度見たいけどURLがわからない、タイトルだけでも控えておけば良かった!」ってこと、ありませんか。

私は何度もありました。再度見つけられないことはないのですが、時間が掛かってしまうことが殆どです。

そのために少しでも良いと思ったらとりあえず、お気に入りに追加します

そして、後で整理します。

検索では、インターネットエクスプローラを使っています。

インターネットエクスプローラの方が整理しやすく、お気に入りから見つける時も操作しやすいからです。

整理しやすいというのは、[C:\Users\ユーザ名\Favorites]を一般ファイルと同じく整理すれば、インタネットエクスプローラのお気に入り反映されるということです。

表示される順番が変わってしまうのが難点ですが。

ブログ関連はクロームを使っています。

ブログ関連というは、ブログ管理サーバへのログイン、アナリティクス、サーチコンソールなどです。ブックマークに登録しておき使っています。

実は、ブックマークの使い方をいまだに良くわかってなく、使いこなせていません。

デスクトップ上は少なく綺麗に、データは整理して保管

デスクトップ上は少なく綺麗に

職場も自宅のパソコンも、デスクトップには
・ファイルを置くのは1~2個など極力少なくする
・ファイルのショートカットは置かず、フォルダのショートカットのみを置く
としています。

データは、Cドライブ以外に、DドライブやEドライブを作成し格納しています。

マイドキュメントを使ってもよいでしょう。

ですから、デスクトップ上に置いているのは、
・毎日見るべきファイルそのもの、もしくは、ショートカット
・整理したファイルを格納しているDドライブやマイドキュメトのショートカット
・Winodwosのマイコンピュータ、マイネットワークなど
・メーラーやブラウザーや編集ソフトなどのショートカット
だけです。

毎日見るべきファイルなどを除く、データやデータのショートカットは置いていません

ただし、新しい仕事に取り掛かるときなど、特に企画段階ではメモ程度に一時的にいくつかファイルを作成することがあります。

その場合は、デスクトップに置くことがあります。

あくまで一時的なので、構想なりが固まったら整理してドキュメント用のドライブに移動し、デスクトップからは消します。

データは整理して保管

格納しているフォルダは、2桁の番号を頭をつけて格納しています。

例えば、以下のように。
01.ファイルのショートカット
02.お気に入りのショートカット
11.ブログ管理データ
12.ブログ記事下書き
13.アイキャッチ
14.ブログ添付写真
19.保管写真

そしてその中にさらにフォルダを作成する場合も番号を頭をつけたり、西暦の日付8桁をつけたりします。
20181011_xxxxx とか
20181011.xxxxx

番号や日付すなわち数字をつけるのは、分類が分かりやすいこともありますが、検索で目的のものにたどり着くまでの時間短縮です。

それは、目的のフォルダを開き、数字を入力すると、カーソルが数字が付いているフォルダに位置付くからです。

上記の例では、キーボードから”14″と入力すれば、[14.ブログ添付写真]にカーソルが位置づきます。

“1”を4回打っても[14.ブログ添付写真]にカーソルが移動します。

そこから[Enter]キーを叩けば、該当フォルダが開きます。

説明する順序が逆になってしまいましたが、マウスを使わずに操作する方法の一つです。

マウスを位置付けてカチカチッとクリックしても同じですが、私はマウスを使うのが苦手で?好きではないので、極力使わないのです。

話を元に戻しますが、数字でなくもアルファベットでもよいです。
AA.フォルダAA
AB.フォルダAB

ですが、数字の方が入力しやすく、数字だけで分類しています。

フォルダを分けて管理するのはちょっと面倒ですが、後になって探す時間の無駄が少なくなりました。

探す時間は勿体ないです。

新しい情報を探すのであれば時間を掛ける価値はありますが、一度探した情報をどこに格納したのか分からなくなってしまい、それを探す時間に価値はありません。無駄な時間です。

ですから、少しでも格納したものを探す時間は少なくしたいものです。

以下は、上記のお気に入りを整理したものです。

ファイルの格納場所が分からない時の素早い検索方法

今開いているファイルの格納場所を忘れて「このファイルどこにあったのだっけなぁ?」とか、日にちが経ってから「あのファイルどこにあったのだっけなぁ?」となって探すのに時間がかかることありませんか。

前者なんて開いてから、そんなに時間がかかっていないのに分からなくなってしまうことがあります。しかも急いでいるときにそうなるのです。

なぜ今開いてるファイルの格納場所を知りたいかと言うと、同じフォルダ内の別ファイルを検索したかったり(該当フォルダを閉じてしまい)、ある日突然そのファイルが重要や必要となり後でも見る必要があるからです。

そんな時は“最近使ったファイル”すなわちRecentフォルダから探します。

WindowsではRecentフォルダに使用したファイルやフォルダ情報が格納されます。

私は職場でWindows7、自宅ではWindows10を使っており、両者で説明します。

◇手っ取り早いのは、両者Win7・Win10とも
・[Windows]+[R]で「ファイル名を指定して実行」を開く
・[recent]と入力し[Enter]

この時も[recent]と入力したあとマウスを[OK]のところに動かして[クリック]とはしません。
マウスは使いません。

◇念のためにRecentフォルダの所在は
・Win7 :C:\Users\ユーザ名\Recent
・Win10:C:\Users\ユーザ名\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Recent

Recentフォルダ内にあるのはショートカットです。

そのまま[ダブルクリック]しても[Enter]を押しても開きます。

該当ショートカットの[右クリック]-[プロパティ]から「リンク先(T):」で格納場所を確認できます。

Recentフォルダ内の保存期間ですが、自宅のWin10では3ヵ月前までのデータが保管されていました。

2018年11月10日に確認すると、2018年8月11日以降のデータが残っていました。

正し、全てが残っているかの確認は出来ていません。

それでも分からなくなった時は、Windows検索で探します。

ショートカットキーの活用で時間短縮

上記のファイル保存もそうですが、私が良く使っているショートカットキーをいくつか紹介します。

デスクトップを一発で表示

デスクトップでExcelを開きWordを開き、その他インターネットエクスプローラやメールも開き、しかもExcelは複数ファイルを開いて作業しているとき、デスクトップ上の例えばマイコンピュータを開きたいってことありませんか。

その時、全て開いるファイルを最小化(各画面の右上の“-□X”の“-”)ボタンをマウスで次々に全てをクリックして画面に何も残らないようにしていました。

以下の写真の[Windowsボタン]+[D]で、デスクトップが表示されます。

[Windowsボタン]+[M]も同様な動きをしますが、[Windowsボタン]+[D]を使っています。

[Win]+[D]と[Win]+[M]の違いは、ショートカットキーのWin+MとWin+Dの違いは?を参照下さい。

カーソルを文字列などの先頭や最後に一発で移動

[Home]、[End]キーを使います。

メモ帳やExcel、WORD、WordPressなどの編集ソフトを使っているときに、1行編集中にカーソルを移動させる方法です。

行の途中にカーソルがあって、先頭に移動させたいとき、マウスでカチッと先頭に位置付けたり、[←]キーを押し続けることで移動できますが、[Home]キーを押すことで一気に先頭に移動します。

[Shift]+[Home]であれば、一発で選択状態にできます。

逆に[End]キーであれば、最後の文字列に対して同様な動きをします。

カーソルが編集中の途中、例えば10,000行あるExcelで500行目位にあって1行目に移動させたいときは[Ctrl]+[Home]で、最後に移動させたいときは[Ctrl]+[End]を押します。

そこで[Ctrl]+[Shift]+[Home]、[Ctrl]+[Shift]+[End]であれば、文字列と同様に選択状態になります。

マウス操作は危険なことも、誤ってフォルダを移動してしまったら

私がマウス操作が好きではありません。第一に目が疲れます。

パソコン操作で目が疲れるというのは、その多くはマウス操作のためだと思っています。

目でマウスポインタの動きを追い、時には小さな1点に合わせなければならいのですから。

例えば、右端の×で画面を閉じるとか、ファイルを保存するにもファイル保存のアイコンに位置付けたり。


マウス操作が好きではない理由のもうひとつに、誤操作を招きやすいこともあります。

何度かやってしまったのですが、エクスプローラを開き右端にあるバーを操作して上下に移動させるとき、誤ってバーではなくフォルダをつかんでしまい、別フォルダに移動しまったことがあります。

しかも、どのフォルダに移動させたか分からなくなってしまうのです。


そんな時の対処法は、[Ctrl]}+[Z]です。

「undo」という機能で、ExcelやWordでも使えます。

文字通り、「する」という”do”に「取り消す」という”un”をつなげ、「動作を取り消す」「元通りにする」といったことです。

誤ってファイルやフォルダを移動させてしまった時は、その直後に[Ctrl]}+[Z]で「移動した」ことを取り消してくれます。


とは言っても、あまり使いたくない機能です。

誤操作しないことが一番です。

それでもやってしまったときは、undoで戻して頂ければと思います。

一度、試しにテストしてみるのが良いでしょう。

自分のパソコンにテスト用フォルダを作成し、デスクトップなどにあるファイルやフォルダをそこに移動し、[Ctrl]}+[Z]で戻ることを確認することです。

最後に

今回、特定のソフトではなくWindows編として、ミスやロスを少なくするためにやっていることを、重要かつ効果の高いものと考えるものから紹介しました。

上記でも書きました通り、私はマウスを使うのが好きではなく、私のパソコン操作はマウス派の人から比べると10分の1以下のマウス操作量で作業をやっていると思います。

キーボードだけで殆どの操作ができます。ファイルの保存、Excelでセルの罫線など書式設定、行列の追加・削除、文字サイズやフォント変更などなど。

マウス操作では、目は画面を見つめて、常にマウスの位置確認が必要で、特定の小さいボタンの所に移動させなければなりません。

キーボード操作であれば、マウスを動かさず、従ってポインターを目で追わなくて済み、目に掛かる負荷を軽減できます。

他にも多々あり追々紹介したいと考えています。

参考になるものがあれば、お試し頂ければと思います。

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