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EXCEL よく使う行挿入などをショートカット登録してスピードアップ

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こんにちは! 健史(たけふみ)です。

EXCELで頻繁によく使う「行挿入」「列挿入」「図形(の選択と挿入)」など
・マウスで右クリック→[挿入]まで移動してクリック→[行全体(R)]か[列全体(C)]をクリック
・マウスで挿入をクリック→[図形]まで移動してクリック→挿入したい図形まで移動してクリック
と操作されている方、毎回毎回、何度も面倒だなぁ!と思いませんか。

EXCELで新たに資料を作成する場合はレイアウトを調整しながらの作業になりがちで、特に行挿入や列挿入などは頻繁に使うことでしょう。

また操作説明書やエビデンス資料をEXCELで作成する場合には、ハードコピーを貼り付けて説明文や矢印を挿入することが多く、図形の挿入に加え
・できれば図形の位置を枠線に合わせて見栄えをよくしたい
・図形の移動やコピーを頻繁にするけど対象の図形を選択しなければならない
といった操作もマウスでは、何度も何度も選択-クリック-選択-クリックと手も疲れますが、マウスで動かすポインタを追う目も疲れます

しばらくやっていると、も~ぅ、画面を見たくない!と思わず口から出て画面から目をそむけたくなり、目を閉じたり目薬を付けたりと。

そんなマウス操作から解放され、目の疲れが断然少なくなった方法を紹介します。

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ショートカットキーを数字に割り当てると

私のパソコンのEXCEL(2019)では、Altを押した状態で数字のキーを押すと
1.オブジェクトの選択・・・Alt+H→F→D→O
2.グリッドに合わせる・・・Alt+P→A→A→P
3.シートの行を挿入・・・・Alt+H→I2→R
4.シートの列を挿入・・・・Alt+H→I2→C
5.図形・・・・・・・・・・Alt+N→SH
になります。

例えばAltを押した状態で3を押すと、行が挿入されていきます。

Altを押した状態で5を押すと、図形のパネルが表示されます。
あとは矢印で選択したい図形まで移動してEnterで選択します。



テンキーの数字では動作しません。

「・・・Alt+H→I2→R」は、「Altを押した状態で順番にキーを入力する」ことで、EXCELに備わっている一般的な方法です。

マウス操作での「オブジェクトの選択」であれば、[ホーム]→[検索と選択]→[オブジェクトの選択]と同じです。

ショートカットの登録手順

EXCELを起動している状態で設定します。

1.ファイルを選択

2.オプションを選択

3.クイック ツール アクセス バー を選択

4.初期設定されているショートカットを削除

右ペインには既定のショートカットが3つ入っていて、数字の4キー以降に追加するのであればそのままで、リセットして1キーから割り振る場合には[削除]ボタンをクリックし全てを削除します。

全てを削除した状態です。

既定に戻すには、[ユーザー:リセット(E)]から[クイック ツール アクセス バーのみをリセット]です。

5.ショートカットの選択(数字キーに割り当て)

登録したいショートカットに位置付け、追加をクリックします。

カーソルがある位置の下に追加されていきます。

登録した順番を変更する場合、例えば5番目のコマンドを3番目に移動するには、一旦5番目を削除して2番目にカーソルを位置づけた状態で再度追加(選択)します。

全て登録し終えたら、[OK]をクリックします。

左上に登録したショートカットマークが表示されています。

このボタンをクリックしても同じように動作します。


私がよく使うコマンドの分類は、以下にあります。
1.オブジェクトの選択:すべてのコマンド
2.グリッドに合わせる:すべてのコマンド
3.シートの行を挿入 :基本のコマンド
4.シートの列を挿入 :基本のコマンド
5.図形       :基本のコマンド

補足

制約上、マウスを使わざる得ないこともある

図形の挿入は、で選択したい図形まで移動してEnterで選択されます。

その後の図形の配置は、EXCELのバージョンなどによってはマウスでしか配置できない場合があるようです。

この場合のマウス操作は致し方ないですね、そういう制約ですから。

削除系のショートカットは登録しない

私は[シートの行の削除]や[シートの列の削除]など削除系の操作はショートカットキーを登録していません

削除してしまってもCtrl+Zで元に戻せばよいのですが、それでも誤操作で意図しない削除を防止するためです。

ちょっと面倒でも、Alt+H→D→R、Alt+H→D→C で削除します。2つのショートカットはお覚えておいて。

削除以外のよく使うものもでショートカットに登録するまでのものではないものを含め、付箋紙などに書いて貼っておいてもよいでしょう。

使っているうちに体が覚えて自然とできるようになります。

ショートカットを使う効果

当記事以外のショートカット利用を含む脱マウス操作によるものです。

・目の疲れ、手・腕・肩の疲れの激減
・作業スピード、生産性アップ

目の疲れ、手・腕・肩の疲れの激減

EXCELを長時間使っていても目があまり疲れなくなりました。

当記事以外のEXCELに備わっているショートカットをふんだんに使って、マウスは必要最低限のものでしか使っていないこともあり、手によるマウスの動きに合わせて小さなポインタを見つめて追うことが断然少なくなったことが大きな要因です。



例えば図形1つを選択するのにも「ミリ単位でマウスを操作し枠線の上でクリックする」といったことはしていません。

Alt+1で[オブジェクトモード]にして、マウスで対象図形の全体を選択します。

このとき、マウスの動きを細かく追うことはなく「大雑把に図形全体を囲むようにマウスを動かして選択」し、マウスで掴んだまま動かすのではなく「矢印キー」で移動します。

1画面に収まりきらない図形や連続した複数の図形を選択する場合は、[Alt+V→Z→2→Enter]で25%縮小や[2]の代わりに[5]で50%縮小にして選択しやすくします。

その後[Alt+V→Z→1→Enter]で100%に戻します。

[Alt+V→Z→C]でズーム率に位置づきますので、[30]とか入力して[Enter]で調整することもあります。

マウスで選択した後に[Ctrl+C→V]とすれば、対象図形をコピーできます。

またAlt+1の後にCtrl+Aですべての図形を選択できます。

例えば図形の左上をセルの枠線に合わせて配置する場合は、Alt+2で[グリッドモード]にします。

そして、上記の通り図形を選択しで枠線に合わせます。

グリッドモードになっていてもCtrlを押した状態で(矢印キーを動かせば)あれば、非グリッドモードになります。

ちなみに「図形の上下左右のいずれかの端が表示画面上にない」場合は矢印キーだけ押しても動きませんが、Ctrlを押した状態で(矢印キーを動かせば)あれば動きます。

作業スピード、生産性アップ

操作スピードがマウス操作に比べ格段にアップしました。

操作によっては、数倍くらいアップしているでしょう。

中にはマウスのほうが早いか同等の操作もありますが、目などの疲れの減少との相乗効果を考えるとマウスを使う操作に戻ることはありません。

スピードアップできる作業はやり方を変えて改善し、スピードアップすることが難しい「考えること、新しいことを生み出す、改善する」時間を長くすることは重要です。

作成資料の内容を充実し密度や質をアップさせる、加えてレイアウトをどうするか、もっときれいにわかりやすくできないかといった時間が多くなれば、組織はレベルアップすることでしょう。

最後に

なんとかして画面上の小さいクリックする位置までミリ単位でマウスを動かすことを止めたい!との思いで、2000年頃からマウスを使わない方法を試行錯誤で習得してきました。

紹介したのは、脱マウス操作のほんの一部です。

マウスを使わない方法は、ネットやYOUTUBEでもたくさん紹介されています。

脱マウス操作を習得する近道は、ちょっとした操作でも「マウスを使わないキーボードだけの操作でどうすればできるのかなぁ?」と思うことです。そして、やってみます。必要に応じてYOUTUBEを含むネットで検索します。

マウス操作に慣れてしまっているので、脱マウスに慣れるまでちょっとだけ時間がかかります。そのためか教えてもマウス操作に戻ってしまう方がおります。

ですが、その後の何十回、何百回、何千回と行う操作で効果を発揮します!

最初のうちは失敗してこれまでの作業が無駄になることを防ぐために、こまめに保存することをお勧めします。

習熟の度合いがアップしていくと、おもしろい!と感じるようになりました。


マウス操作での腱鞘炎、眼精疲労からくる肩こりや頭痛から、一人でも多く方が解放されますように。

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